Sähköposti on yritykselle käytännössä välttämätön viestintäväline. Sen tehokas käyttö mahdollistaa tehokkaan ja nopean viestinnän niin sisäisesti työntekijöiden välillä kuin ulkoisesti asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa. Omalla domainilla luotu yksilöllinen sähköpostiosoite myös vahvistaa yrityksen brändiä ja identiteettiä, mikä luo ammattimaisen vaikutelman ja lisää luottamusta yritykseen.

Käymme tässä artikkelissa läpi sähköpostiviestinnän parhaita käytäntöjä.

  1. Yksilöllisen sähköpostin hyödyt yritykselle
  2. Luo sähköposti omalla domainilla
  3. Eri vaihtoehtoja yrityssähköpostille
  4. Tee tulosta sähköpostimarkkinoinnilla
  5. Vinkit yritysten sähköpostiviestintään
  6. Sähköpostin tietoturva ja tietosuoja


Yksilöllisen sähköpostin hyödyt yritykselle

Sähköposti on yrityksille korvaamaton viestinnän ja liiketoiminnan työkalu. Yksilöllinen sähköpostiosoite toimii myös yrityksen identiteetin vahvistamisen työkaluna. Kotisivujen domainiin liitetystä sähköpostista yritys on tunnistettavissa välittömästi, ja uniikki osoite on myös helpompi muistaa kuin geneerinen etunimi.sukunimi@gmail/hotmail/luukku.com.

Yksilöllisen sähköpostiosoitteen luominen omalla domainilla (esim. info@yritys.fi) tuo mukanaan useita etuja. 

Yksilöllinen sähköposti luo ammattimaista ja luotettavaa vaikutelmaa asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden suuntaan. Yksilöllinen sähköpostiosoite heijastaa yrityksen brändiä ja identiteettiä, mikä vahvistaa yrityksen uskottavuutta sekä mielikuvaa ammattimaisuudesta. Asiakkaiden ja muiden sidosryhmien on helpompi luoda luottamuksellinen suhde yritykseen, kun sähköpostit tulevat tunnistettavasta lähteestä.

Yksilöllisen sähköpostiosoitteen avulla yritys voi rakentaa vahvemman brändin. Sähköpostin käyttö omalla domainilla mahdollistaa yrityksen nimen tai brändin näkymisen jokaisessa lähetetyssä viestissä. Tämä auttaa lisäämään brändin tunnistettavuutta ja muistettavuutta.

Kaiken kaikkiaan, yksilöllisen sähköpostin käyttö yrityksessä on tärkeä osa liiketoiminnan tehokasta viestintää ja brändin rakentamista. Se tarjoaa ammattimaisen ja luotettavan kuvan yrityksestä, edistää brändin tunnistettavuutta sekä mahdollistaa viestien personoinnin.

Luo sähköposti omalla domainilla

Saat liitetyn sidotun sähköpostin yrityksellesi ottamalla seuraavat kolme askelta.

Ensinnäkin, valitse luotettava sähköpostipalvelun tarjoaja. Tunnettu ja hyvämaineinen toimija tarjoaa yritykselle luotettavuutta, tietoturvaa ja todistetusti hyvää asiakastukea.

Rekisteröi oma domain eli verkkotunnus, jonka haluat liitettävän sähköpostiin (esim. yritys.fi). Rekisteröinnin ja sähköpostipalvelun hankinnan jälkeen yritys voi asettaa sähköpostipalvelimien asetukset palvelun hallintapaneelissa niin, että sähköposti käyttää omaa domainia.

Lopuksi määrittele sähköpostin käyttöoikeudet ja vastuut yrityksessä, eli kenellä yrityksen sisällä on oikeus luoda ja hallinnoida sähköpostitilejä sekä kenellä on vastuu sähköpostin teknisestä tuesta ja ylläpidosta. On suositeltavaa määrittää selkeät käytännöt ja vastuut sähköpostin käytöstä, jotta varmistetaan tehokas ja turvallinen viestintä yrityksen sisällä ja ulkopuolella.

Etsi ja varaa vapaa domain

Eri vaihtoehtoja yrityssähköpostille

Yrityksen sähköpostin hallinnoinnin kannalta on tärkeää valita luotettava palveluntarjoaja, jonka tarjoama ratkaisu vastaa liiketoiminnan tarpeisiin. Palveluita löytyy laidasta laitaan, täysin maksuttomista “yleissähköposteista” kehittynein ominaisuuksin varustettuihin maksullisiin yrityssähköposteihin.

Ilmaiset sähköpostipalvelut, kuten Gmailin perusversio sekä Outlook.com (Outlookin ilmainen selainversio), ovat yksityishenkilöille sekä pienille yrityksille hyviä vaihtoehtoja. Ne tarjoavat ilmaiseksi sähköpostin perustoiminnallisuudet, kuten sähköpostilaatikon, yhteystietojen hallinnan sekä kalenterin. Näiden palveluiden etuja ovat helppokäyttöisyys ja nopea käyttöönotto. Niiden kapasiteetti ja liitännäispalvelut ovat kuitenkin rajalliset, eikä niissä välttämättä ole kaikkia tarvittavia yritystoiminnalle tarpeellisia ominaisuuksia.

Maksullinen yrityssähköposti tarjoaa domainiin liitetyn sähköpostiosoitteen lisäksi perustason sähköpostia laajemmat toiminnallisuudet ja ominaisuudet, jotka vastaavat paremmin yrityksen tarpeita. Yrityssähköpostin tarjoajia löytyy Googlen ja Microsoftin kaltaisista kansainvälisistä jättiläisistä aivan pieniin toimijoihin – ja kaikkea siltä ja väliltä. Monet kotimaisetkin toimijat välittävät Microsoft 365 ja Google Workspace -palveluita, kun taas osa tarjoaa omaa räätälöityä ratkaisua. Esimerkiksi Hostingpalvelun Business-sähköposti pohjautuu hyvämaineisen eurooppalaisen ohjelmistotalon Icewarpin palveluun. 

Monet yrityssähköpostipalvelut sisältävät myös perussähköpostia suuremman tallennustilan, parannetun tietoturvan, tiimityöskentelyä tukevia ominaisuuksia sekä synkronoinnin laitteiden välillä. Lisäksi maksulliset palvelut yleensä sisältävät osaavan asiakastuen, mikä on tärkeää silloin kun yritys tarvitsee apua teknisissä kysymyksissä. Kotimainen toimija myös tarjoaa avun suomeksi, mikä nopeuttaa mahdollisten ongelmatilanteiden ratkaisemista.

Maksulliset yrityssähköpostipalvelut ovat suositeltavia yrityksille, jotka tarvitsevat laajemmat ja monipuolisemmat toiminnot ja jotka haluavat varmistaa asiakastuen saatavuuden sekä sähköpostin tietoturvan.

Tee tulosta sähköpostimarkkinoinnilla

Sähköpostimarkkinointi on tehokas digitaalisen markkinoinnin muoto, jossa yritys viestii suoraan asiakkaiden tai potentiaalisten asiakkaiden kanssa sähköpostin välityksellä. Tämä markkinointimenetelmä tarjoaa lukuisia etuja yrityksen asiakassuhteiden rakentamiseen.

Yksi sähköpostimarkkinoinnin keskeisistä eduista on sen kohdennettavuus ja personointimahdollisuudet. Yritys voi luoda kohderyhmäkohtaisia viestejä, joissa otetaan huomioon asiakkaiden tarpeet ja mielenkiinnon kohteet. Kohderyhmät voivat yksinkertaisimmillaan olla (esimerkiksi tietyn tuotteen tilanneet) nykyasiakkaat sekä potentiaaliset asiakkaat, jotka ovat tilanneet uutiskirjeen tutustuakseen sen sisältöön sekä palveluntarjoajaan. Ensimmäisen kohderyhmän kirjeissä on luontevaa jakaa tietoa esimerkiksi uusista palveluista, tuotteiden uusista ominaisuuksista tai palvelua koskevista päivityksistä, kun taas jälkimmäisen tulisi kertoa laajemmin asiakasta kiinnostavista aiheista sekä tarjota syitä ja mahdollisuuksia tutustua tuotteisiin ja palveluihin. 

Vaikka sähköpostimarkkinointia on mahdollista tehdä myös tavallisella sähköpostiohjelmistolla, on uutiskirjeohjelmistojen käyttö suosittua mm. niiden tarjoamien tehokkaiden personointiominaisuuksien vuoksi. Voit luoda yhteen sähköpostikampanjaan useita personoituja viestejä, jotka lähetät eri kohderyhmille. Myös henkilökohtainen personointi on mahdollista automaation avulla, esimerkiksi tuomalla lähetyslistasta vastaanottajan etunimi viestin alkutervehdykseen. Tällainen personoitu viestintä lisää asiakkaiden sitoutumista sekä parantaa markkinoinnin tehokkuutta. Mikäli vastaanottajien määrä on pienehkö (alle tuhat), löytyy uutiskirjeohjelmistoista runsaasti ilmaisia vaihtoehtoja.

Toinen merkittävä hyöty on kustannustehokkuus. Sähköpostimarkkinointi on perinteisiä markkinointikanavia, kuten sanomalehti- tai televisiomainontaa, edullisempi vaihtoehto. Sen avulla voidaan saavuttaa suuri määrä potentiaalisia asiakkaita pienillä kustannuksilla. Säästyneet markkinointirahat voit käyttää esimerkiksi uutiskirjeen tilanneille tarjottaviin alennuksiin, jolloin saat kasvatettua yleisöä ja potentiaalista asiakaskuntaa entisestään.

Sähköpostimarkkinoinnin mittaaminen ja seuranta ovat myös tärkeitä etuja. Yritys voi helposti seurata kampanjoiden suorituskykyä ja analysoida avattujen viestien, linkkien klikkausten ja konversioiden määrää. Tämä tieto auttaa yritystäsi parantamaan markkinointistrategiaa ja tekemään tarkempia päätöksiä tulevista kampanjoista.

Sähköpostimarkkinointi vaatii suunnitelmallisuutta ja huolellista toteutusta saavuttaakseen täyden potentiaalinsa. Alla listattuna joitain sähköpostimarkkinoinnin pääkohtia:

  • Kohderyhmän määrittely: Tutustu kohdeyleisöön ja määritä, keille viestit kohdistetaan.
  • Laadukkaat viestit: Viestien tulee olla selkeästi ja houkuttelevasti jäsenneltyjä, ja niiden pitää tuoda hyötyä vastaanottajilleen (tietoa tuotteista tai palveluista, tarjouksia ja ratkaisuja asiakkaan ongelmiin).
  • Harkittu ajoitus: Viestit tulee lähettää oikeaan aikaan, jotta ne saavuttavat vastaanottajat parhaalla mahdollisella hetkellä. 
    • Voit testata parasta lähetysaikaa pilkkomalla vastaanottajien lista ja lähettämällä viestin eri ryhmille hieman eri kellonaikaan tai perättäisinä päivinä.
  • Sähköpostilistan kasvattaminen: Panosta sähköpostilistan kasvattamiseen laadukkaan sisällön ja houkuttelevien tarjousten avulla.
  • GDPR ja tietosuoja: Huolehdi siitä, että sähköpostimarkkinointi noudattaa sovellettavia tietosuoja- ja markkinointilakeja.
  • Testaaminen ja optimointi: Testaa ja optimoi kampanjoita paremman suorituskyvyn ja tulosten saavuttamiseksi.

 

Näin rakennat toimivan sähköpostikampanjan

1. Määritä tavoite

Määritä ensitöiksi kampanjalle selkeä tavoite. Tavoitteena voi olla esimerkiksi tuotteen tai palvelun lanseeraaminen, alennuskampanja, tapahtuman markkinointi tai uutiskirjeen jakaminen. Selkeästi määritetty tavoite auttaa suunnittelemaan kampanjan sisällön ja rakenteen tarkoituksenmukaisesti.

2. Suunnittele viestin rakenne

Hyvä rakenne auttaa välittämään kampanjan viestin selkeästi ja houkuttelevasti. Sähköposti tulisi aloittaa huomiota herättävällä otsikolla ja jatkaa kiinnostavalla ja informatiivisella esittelystä tai tarjouksesta. Käytä selkeää ja houkuttelevaa kuvamateriaalia ja tekstiä, jotta vastaanottaja ymmärtää nopeasti viestin sisällön ja sen tarjoamat mahdollisuudet.

3. Mieti, mikä on paras ajoitus

Oikea ajoitus on avainasemassa sähköpostikampanjan onnistumisessa. Määrittele optimaalinen aika, jolloin viesti saavuttaa vastaanottajat, kun he ovat todennäköisimmin avoimia sen vastaanottamiselle. Tässä voidaan hyödyntää aikaisempaa tietoa vastaanottajien käyttäytymisestä ja reaktioista aiempiin kampanjoihin tai A/B-testausta.

4. Luo puhuttelevat otsikot ja sisällöt

Otsikko on sähköpostikampanjan tärkein elementti, jolla on merkittyvä vaikutus siihen, avataanko viesti vai ei. Huomion kiinnittävä, helppolukuinen ja houkutteleva otsikko saa vastaanottajan avaamaan viestin todennäköisemmin kuin huonosti muotoiltu otsikko. Kokeile erilaisia otsikoita A/B-testauksella ja opi, mikä toimii parhaiten kohdeyleisöllesi.

Sähköpostin sisällön tulisi olla selkeästi kirjoitettua, kiinnostavalla tavalla kiteytettyä asiaa. Vältä liian pitkiä ja monimutkaisia tekstejä. Käytä visuaalisia elementtejä, kuten kuvia ja grafiikkaa havainnollistamaan viestisi. Tarjoa vastaanottajille selkeitä toimintakehotteita (CTA), jotka kannustavat esimerkiksi napsauttamaan linkkiä tai tekemään ostoksen.

 

Noudattamalla edellä esiteltyjä vinkkejä voi sähköpostimarkkinointi olla tehokas, vaikuttava ja tuloksellinen liiketoiminnan työkalu. Huolellinen suunnittelu, kohdennettu sisältö sekä houkutteleva otsikointi auttavat parantamaan kampanjoiden avaus- ja konversioastetta.

Sähköpostimarkkinointi on tehokas tapa lisätä yrityksen näkyvyyttä, houkutella uusia asiakkaita sekä ylläpitää pitkäaikaisia asiakassuhteita. Kun teet sen huolellisesti suunnitellen, voi sähköpostimarkkinointi tuottaa erinomaista tulosta yrityksen markkinoinnissa ja kasvussa.

Vinkit sähköpostiviestintään yrityksissä

Kaikki sähköpostiviestintä ei ole asiakasviestintää. Yritysten työntekijöiden on tärkeää kyetä viestimään tehokkaasti niin keskenään kuin eri sidosryhmien kanssa kaikissa valituissa viestintäkanavissa. Yleensä sähköpostia käytetään eniten kumppanitahojen kanssa käytäviin keskusteluihin sekä sisäisesti tärkeistä asioista viestimiseen. 

Keskustele eri sidosryhmien kanssa niille sopivaan tyyliin. Tuttavallinen lähestyminen ei välttämättä sovi ensimmäiseen yhteydenottoon vaikkapa yhteistyöehdotusta tehdessä, kun taas jäykkä formaali muotoilu ei sovellu talon sisäiseen viestintään (paitsi ehkä toimitusjohtajan suuntaan, tämäkin riippuu organisaatiosta). 

Sähköpostiviestien sävyyn kannattaa kiinnittää huomiota, kun haluat rakentaa luottamusta itsesi ja viestin vastaanottajan välillä. Yritysviestinnässä kohtelias, ryhdikäs ja kielellisesti selkeä ilmaisu tuottaa yleensä hyviä tuloksia. Mitä pidemmällä luottamussuhteen rakentuminen on, sitä enemmän voit antaa oman persoonan ja puhekielisyyden näkyä viesteissä. Joskus voi olla hyvä idea muokata omaa ilmaisua lähemmäksi vastaanottajan viestintää, mitä tulee vaikkapa emojien käyttöön. Älä kuitenkaan alenna oman viestintäsi tasoa vastaamaan lähettäjää, vaikka saisitkin joltain yhteyshenkilöltä epäselviä, töykeitä tai hutaisten laadittuja viestejä. 

Tiesitkö muuten, että tekoäly on valjastettu myös sähköpostiviestinnän apuriksi? AI-assistentit osaavat laatia eri sävyisiä vastausviestejä nopeasti ja hämmästyttävän aidon oloisesti. Esimerkiksi ChatGPT:hen pohjautuva Ellie-sovellus oppii kirjoittajan kirjoitustyylin uskottavasti.

Aivan kuten asiakasviestinnässäkin, muista tuoda oleellisin ja houkuttelevin tieto esiin jo viestin otsikossa. Informatiivisesti otsikoitu viesti myös löytyy helpommin postilaatikosta myöhemmin. Muutama sana on otsikossa yksittäistä parempi, mutta katso että otsikko näkyy kuitenkin kentässä kokonaan. Viestin sisällön on samoin oltava informatiivinen, sisältäen kaiken tärkeän tiedon mitä haluat vastaanottajan ymmärtävän. Tarkentaviin tietoihin voit linkata tai kehottaa kysymään tarvittaessa lisää. Mitä huolellisemmin muotoilet viestin, sitä vähemmällä todennäköisyydellä joudut vastaamaan kysymyksiin. Pidä sähköpostin pituus kuitenkin maltillisena, jotta viestin ydin ei huku massaan.

Sähköpostin tietoturva ja tietosuoja

Sähköpostin tietoturva ja tietosuoja ovat ensisijaisen tärkeitä yrityksen viestinnässä ja asiakastietojen suojaamisessa. Pahimmillaan tietoturvaan liittyvät epävarmuudet ja epäkohdat saavat asiakkaat kääntymään kannoillaan oveltasi. Sähköpostien tietoturva on kuitenkin melko mutkaton juttu – muista seuraavat perusasiat ja seilaat tietoturvallisilla vesillä.

  1. Valitse palveluntarjoaja, joka huolehtii tietoturvasta

Valitse tunnettu ja luotettava sähköpostipalvelun tarjoaja, joka käyttää nykyaikaisia tietoturvatekniikoita ja tarjoaa salauksen viestien lähetykseen ja vastaanottoon. Tarkista myös, että palveluntarjoaja noudattaa alan standardeja ja sertifikaatteja tietoturvan parantamiseksi. Suurempien toimijoiden voi odottaa käyttävän laajoja suojauksia, sillä tietoturvan pettäminen on niille iso liiketoiminnallinen riski ja mainehaitta.

  1. Käytä vahvoja salasanoja ja kaksivaiheista tunnistautumista

Vahvat salasanat ovat ensimmäinen puolustuslinja sähköpostitilin suojaamisessa. Salasanan tulisi olla ainutlaatuinen, pitkä ja sisältää erikoismerkkejä, numeroita sekä pieniä ja isoja kirjaimia. Salasanoja ei saa kirjoitella post-it-lapuille tai jättää niitä muuten näkyville. Tässä voi käyttää apuna salasanojen hallintasovellusta. Lisäksi on suositeltavaa käyttää kaksivaiheista tunnistautumista, joka vaatii lisävaiheen, kuten tekstiviestin tai mobiilisovelluksen koodin, uudella laitteella kirjautumisen jälkeen.

  1. Noudata tietosuojasääntelyä ja asiakkaiden suostumusta

GDPR (General Data Protection Regulation) ja muut tietosuojalait antavat yrityksille ohjeita ja vaatimuksia henkilötietojen käsittelystä. Yrityksen on varmistettava, että se noudattaa sovellettavia tietosuojasääntöjä. Asiakkailta tulee pyytää ainoastaan tietoja, joita yritys tarvitsee. Asiakkaalta on pyydettävä suostumus markkinointiviestien lähettämiseen. Henkilötietojen käsittelystä on ilmoitettava, ja asiakkaalle pitää tarjota mahdollisuus tietojen poistamiseen yrityksen asiakasrekisteristä.

  1. Älä haksahda huijausviesteihin

Huijausviestit päätyvät useimmissa sähköpostiohjelmissa automaattisen suodatuksen kautta usein suoraan “mappi Ö:hön”. Uskottavimmat yritelmät voivat kuitenkin päästä läpi, joten tarkkana viestien kanssa pitää olla.

Sähköpostihuijaukset ovat valitettavaa todellisuutta nykypäivän digitaalisessa maailmassa, mutta tarkkaavainen ja varovainen suhtautuminen viesteihin auttavat suojelemaan henkilökohtaisia tietoja ja liiketoiminnan turvallisuutta.

Huijausviestin merkkejä ovat tuntematon lähettäjä, epäilyttävä lähetysosoite sekä pyynnöt henkilökohtaisista tiedoista tai maksuista. Ole aina varovainen näiden tietojen jakamisen suhteen ja tarkista aina vastaanottajan henkilöllisyys, jos epäilet pyynnön aitoutta. Älä jaa henkilökohtaisia tietojasi.

Lisäksi huijarien toimintamalleihin kuuluvat kiireellisyyden tunnun luominen ja pelottelu. Näiden keinojen avulla huijausviestien lähettäjät pyrkivät usuttamaan vastaanottajan toimimaan ilman asianmukaista harkintaa. Älä anna tunteiden vaikuttaa päätöksentekoon, ja tarkista aina viestin todenperäisyys ennen toimimista.

Jos epäilet saaneesi huijausviestin, älä avaa sen mukana tulleita linkkejä tai liitetiedostoja edes mielenkiinnosta – ne saattavat sisältää haittaohjelmia. Käytä tarvittaessa salausohjelmia tai pilvipalveluita tiedostojen turvalliseen jakamiseen. 

Jos epäilet huijausviestin liittyvän yritykseesi tai organisaatioosi, ilmoita asiasta välittömästi tietoturvavastaavalle tai johdolle. Useimmat sähköpostipalveluntarjoajat tarjoavat mahdollisuuden raportoida huijausviesteistä, jotta ne voidaan jatkossa tunnistaa ja torjua.

Yrityksen sähköpostin tietoturvan ja tietosuojan huomioiminen on tärkeää, jotta vältetään tietomurrot ja tietovuodot. Noudattamalla tietoturvaperiaatteita, käyttämällä vahvoja salasanoja ja kaksivaiheista tunnistautumista sekä noudattamalla tietosuojasääntelyä, yritys voi varmistaa, että sen sähköpostiviestinnän ja asiakastietojen säilyttäminen on turvallista ja luotettavaa.

Sähköposti on yrityksille voimakas kasvun työkalu, kun sitä käytetään oikein ja harkiten. Sähköpostin avulla voi luoda ja ylläpitää vahvoja asiakassuhteita, lisätä brändin tunnettavuutta sekä saavuttaa liiketoiminnallisia tavoitteita. Kun huomioit sähköpostiviestinnän parhaat käytännöt, voit saada siitä irti kaiken tarjolla olevan hyödyn.

 

Kirjoittaja Kiia Pitkänen, Content Manager

Kiian intohimona on kotimaisten hosting-palvelujen tunnetuksi tekeminen sekä monimutkaisten asioiden muuttaminen helpoksi asiakaslähtöisen viestinnän avulla. Anna me hoidetaan!