Rekisterinpitäjä

Planeetta Internet Oy
Firdonkatu 2 T 105
00520 Helsinki


Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Salla Vainionpää
asiakaspalvelu@hostingpalvelu.fi
Puhelin 02 07 414 881


Rekisterin nimi

Hostingpalvelun asiakasrekisteri


Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

  • Henkilötietolain 8 §:n mukaiset yleiset edellytykset;
  • Asiakassuhteen hoitaminen ja ylläpito
  • Asiakaskirjeet ja tiedotteet
  • Markkinointi omille asiakkaille
  • Analysointi ja tilastointi
  • Verkkotunnusten rekisteröinti ja ylläpito

 

Tiedon jakaminen team.blue-konsernin yhtiöiden välillä

Parantaakseen koordinointia ja resurssien kohdentamista team.blue-konserni, joka koostuu useista brändeistä ja tytäryhtiöistä, voi jakaa tietoja sisäisesti. Tämä mahdollistaa tehokkaamman yhteistyön tuotteiden, kampanjoiden ja asiakaspalvelun välillä. team.blue-konsernin yhtiöiden kesken voidaan jakaa henkilötietoja ja markkinointitilastoja sisäistä hallintoa ja raportointia varten, mutta vain siinä määrin kuin on tarpeen aiottuun käyttötarkoitukseen nähden. Asianmukaiset tietosuojakäytänteet ovat käytössä luvattoman pääsyn tai tietojen paljastumisen estämiseksi.


Rekisterin tietosisältö

Kun tulet Hostingpalvelun asiakkaaksi, keräämme yhteystietosi:

  • Nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja yritykseltä Y-tunnus.
  • Lisäksi yksityishenkilöltä tarvitaan henkilötunnus verkkotunnusten rekisteröintiä varten.


Tietoja palveluistasi

Tallennamme myös tietoja siitä, mitä palveluistamme tilaat ja käytät ja miten käytät niitä.


Tukitapaukset

Kun otat yhteyttä tukeemme, keräämme meille antamiasi tietoja, jotta voimme auttaa sinua tapauksesi kanssa.


Näin keräämme henkilötietoja

Keräämme ja käsittelemme tietoja, joilla

  • todennat henkilöllisyytesi, kun tulet asiakkaaksemme.
  • ilmoitat kun otat meihin yhteyttä tikettien, chat-keskustelujen, sähköpostien ja nauhoitettujen puhelujen muodossa.
  • käytät palveluitamme – esimerkiksi kun kirjaudut sisään omille sivuillesi.
  • kerätään evästeiden avulla, jotka keräävät tietoja selaimestasi ja selaimeltasi.

Mitä tietoja tarkalleen keräämme sinusta, riippuu siitä, mitä palvelujamme käytät.


Mihin käytämme henkilötietojasi

Jotta voimme käsitellä tietojasi, vaaditaan, että jokin seuraavista laillisista perusteista täyttyy:

  • Edellytykset kanssasi tehdyn sopimuksen täyttämiseksi.
  • Vaatimukset Planeetta Internet Oy:n lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi.
  • Palvelun sisältö on sekä sinun, että Planeetta Internet Oy:n etujen mukaista.
  • Meillä on sinun suostumuksesi palveluun.


Jotta voimme tarjota palveluitamme sinulle, meidän on käsiteltävä henkilötietojasi. Alta löydät tietoa siitä, mihin käytämme tietojasi, sekä käsittelyn oikeusperustan.

  • Palvelujen tarjoaminen.
  • Henkilötietojen käsittely tunnistaaksemme sinut asiakkaaksi sekä hoitaaksemme ja toimittaaksemme tilaamiasi palveluita.
  • Hoitaaksemme käyttämiesi palveluiden laskutuksen sekä maksun hoitamiseen tarvittavat henkilötiedot.

> Oikeusperusta: Henkilötietolain 8 §:n mukaiset yleiset edellytykset, Asiakassuhteen hoitaminen ja ylläpito.


Viestintä ja tuki

Saatamme käyttää aiemmista yhteyksistä kerättyjä henkilötietoja voidaksemme tarjota sinulle parempaa apua.

Käytämme yhteystietojasi ja tietojasi käyttämistäsi palveluista laskujen, uutiskirjeiden, tärkeiden palveluihisi liittyvien tietojen, tarjousten sekä palveluidemme käyttöön liittyvien viestien pohjana.

> Oikeusperusta: Henkilötietolain 8 §:n mukaiset yleiset edellytykset, Asiakassuhteen hoitaminen ja ylläpito, Asiakaskirjeet ja tiedotteet.


Palveluidemme ja tuotteidemme kehittäminen

Käsittelemme henkilötietoja asiakasyhteydenottojen ja palveluidemme käytön yhteydessä, jotta voimme parantaa palveluitamme sekä niiden käyttökokemusta.

>Oikeusperusta: Analysointi ja tilastointi.


Markkinointi

Voidaksemme markkinoida sinulle merkityksellisiä tuotteita ja palveluita tarpeidesi mukaan, käsittelemme henkilötietoja siitä, mitä palveluita käytät ja miten käytät niitä.

> Oikeusperusta: Markkinointi omille asiakkaille.


Turvallisuus ja väärinkäytösten ehkäisy

Käsittelemme henkilötietoja havaitaksemme ja estääksemme palveluissamme ja verkossamme seuraavat asiat:

  • Väärinkäytökset
  • Tietomurto yritykset
  • hyökkäykset mm. virukset, DDOS
  • Lain rikkominen
  • Palvelujen käyttöehtojen vastainen käyttö

> Oikeusperusta: Henkilötietolain 8 §:n mukaiset yleiset edellytykset; Asiakassuhteen hoitaminen ja ylläpito.


Lakisääteiset velvoitteet

Käsittelemme henkilötietoja noudattaaksemme laissa asetettuja vaatimuksia.

> Oikeusperusta: Henkilötietolain 8 §:n mukaiset yleiset edellytykset.


Miten kauan säilytämme henkilötietoja

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen muun muassa asiakassuhteen ylläpitämistä, verkkotunnusten hallinnointia ja kirjanpitoa varten. Tiedot poistetaan kun niiden säilytys ei enää ole tarpeen 5 vuoden kuluessa.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Palvelu- ja rekisteritiedot säilytetään teknisesti suojattuina turvallisessa palvelinsalissa. Fyysinen pääsy palvelinsaliin, jossa tiedot sijaitsevat on estetty kulunvalvonnan sekä muiden turvatoimien avulla. Pääsy tietoihin vaatii riittävät oikeudet, sekä monivaiheisen tunnistautumisen.

Muun muassa palomuuritekniikan avulla estetään ulkopuoliset hyökkäykset ja pääsy rekisteritietoihin. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan turvallisesti ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen.

Tietoturvan taso auditoidaan toistuvin väliajoin joko ulkoisen tai sisäisen auditoinnin avulla. Henkilötietoja käsittelevät vain Planeetta Internet Oy:n erityisesti määrittelemät henkilöt, jotka ovat Planeetta Internet Oy:n palveluksessa. Nämä tunnistautuvat järjestelmiin henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Kenelle luovutamme henkilötietoja


Yhteistyökumppanit ja alihankkijat

Meillä on sopimukset kaikkien kumppaneiden ja alihankkijoiden kanssa EU:ssa sekä EU:n vakiosopimuslausekkeet kaikille EU:n ulkopuolisille. Sopimukset säätelevät mitä henkilötietoja käsitellään, miksi käsittely tapahtuu, kuinka henkilötietoja suojataan ja kuinka kauan niitä käsitellään. Sopimukset sisältävät myös ohjeet rekisterinpitäjältä tietojen käsittelijälle siitä, miten henkilötietoja voidaan käsitellä.

Pyrimme olemaan koskaan jakamatta enempää henkilötietoja kuin on ehdottoman välttämätöntä kunkin kumppanin kanssa.

Toteutamme asianmukaiset suojatoimenpiteet varmistaaksemme, että kaikkien asiakkaidemme henkilötietoja käsitellään soveltuvien turvallisuutta ja yksityisyyttä koskevien lakien mukaisesti. Sovellamme samoja vaatimuksia alihankkijoihimme.

Seuraavia tarkoituksia varten voimme jakaa tiettyjä tietoja mainittujen kumppaneiden ja alihankkijoiden kanssa.


Markkinointi- ja analyyttiset tarkoitukset

Kumppani Henkilötiedot, joita jaetaan ja miksi
Loopia Group AB Asiakaskunnan analysointi markkinointitarkoituksiin.
Exponea Evästetiedot Hostingpalvelun verkkosivujen käyntien ja ostosten seurantaan ja analysointiin sekä yhteystiedot esimerkiksi uutiskirjeiden lähettämiseen.
Google Analysointidata kolmannen osapuolen evästeillä sekä pseudonyymisillä sähköpostiosoitteilla, pseudonyymisillä puhelinnumeroilla markkinointia ja verkkoanalytiikka palveluidemme parantamiseksi. Asiakkaiden yhteystietojen, tilitietojen analysointi Google G Suitessa (Drive, Docs, Sheets) ja Google BigQuery esim. tuotekehitystarkoituksiin. Analyysit visualisoidaan myös Google Data Studion kautta.
Hevo Data Yhteystiedot, tilitiedot ja laskutustiedot tiedonsiirtoa varten Google BigQueryyn analytiikkatarkoituksiin.
Hotjar Analyysitiedot kolmannen osapuolen evästeiden avulla markkinointia ja verkkoanalytiikkaa varten palveluidemme parantamiseksi.
Tradedoubler Evästetiedot kumppanimainonnan kautta tehtyjen ostosten seurantaan
Liidio Oy (Leadfeeder) Tietojen analysointi kolmannen osapuolen evästeiden avulla markkinointitarkoituksiin
Trustmary Tuotetilaustiedot, jotta Hostingpalvelu-tuotteiden vahvistetut arvostelut voidaan tehdä sekä julkaista luvalla.


Tilattujen palvelujen toimittaminen

Kumppani Henkilötiedot, joita jaetaan ja miksi
Traficom Tiedot, joita tarvitaan verkkotunnusten rekisteröintiin, hallintaan, uusimiseen ja valvontaan. .FI päätteiset domainit
Hexonet Tiedot, joita tarvitaan verkkotunnusten rekisteröintiin, hallintaan, uusimiseen ja valvontaan.
EUrid Tiedot, joita tarvitaan verkkotunnusten rekisteröintiin, hallintaan, uusimiseen ja valvontaan. .EU päätteiset domainit
WHMCS Tiedot, joita tarvitaan asiakkuuden perustamiseen sekä hallintaan


Palveluiden laskutus 

Kumppani Henkilötiedot, joita jaetaan ja miksi
Netvisor Korttimaksun suorittamiseen vaadittavat tiedot.
Visma Laskujen luomiseen ja lähettämiseen vaadittavat tiedot.
Visma Financial Services Perintään vaadittavat tiedot.


Muut

Kumppani Henkilötiedot, joita jaetaan ja miksi
Atlassian Jira- ja Confluence-tuotteita käytetään tuotekehitykseen ja sisäiseen tiedon jakamiseen.
LiveAgent Tiedot, joita tarvitaan tukipalvelujen, kuten takaisinsoittojen, chatin ja puhelun tallentamisen, tarjoamiseen.
Slack Planeetta Internetin sisäinen viestintä asiakaspalveluun ja vianmääritykseen. Jaettavia tietoja tekniset asiakkaan metatiedot, tiketöintinumero ja tapahtumat teknisissä lokeissa.
Freelance konsultit Tiedot, joita tarvitaan tukipalvelujen toimittamiseen, koska joskus palkkaamme konsultteja tiimiimme.


Sinä päätät henkilötiedoistasi

Sinä päätät omista henkilötiedoistasi. Eli päätät, mitä tietoja haluat antaa ja minkä henkilötietojesi käsittelyn hyväksyt, ja voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa.

Huomioi kuitenkin, että tarvitsemme tiettyjä henkilötietoja voidaksemme tarjota palvelujamme sinulle. Jos päätät peruuttaa suostumuksesi, se voi tarkoittaa, että emme voi tarjota kaikkia palveluitamme sinulle.

Näin käsittelemme henkilötietojasi, kun et ole enää asiakas

Kun peruutat tilisi, poistamme kaikki henkilötietosi, jos niiden käsittelylle ei enää ole tarkoitusta. Ilmoitamme myös tietojasi käsitelleille kumppaneille ja alihankkijoille, että ne on poistettava heiltä.

Poistetamme muun muassa asiakkuuden päättäneen:

  • kaikki verkkosivustot ja tietokannat.
  • kaikki verkkotunnukset ja dns-asetukset.
  • kaikki sähköpostiosoitteet ja niihin liittyvät sähköpostit.
  • henkilötiedot CRM-järjestelmässämme.
  • yllä olevien varmuuskopiot varmuuskopiointiaikataulumme mukaisesti.

Asiat, joita ei poisteta, ovat:

  • Kirjanpitolain edellyttämät tiedot.